Jeszcze niedawno w firmach handlowych wybrzmiewało pytanie: „Czym jest transformacja cyfrowa?”. Dziś ma już ono inny charakter: „Kiedy technologia wesprze najbardziej skomplikowany proces dotykający całą organizację, czyli promocje sprzedażowe?”. Cyfrowy ekosystem promocyjny stworzony przez firmę Brand Oriented pozwala spojrzeć na ten obszar w zupełnie nowym świetle.
W Brand Oriented mocno wierzymy w siłę i kapitał, jaki stoi za potencjałem umysłu ludzkiego i możliwość zwiększania tego potencjału, dzięki technologii. Wierzymy także w to, że każda firma ma własne unikalne DNA, które stanowi o jej wartości i przewadze konkurencyjnej. Dlatego tak istotne jest, aby w pełni dopasować wdrożenie rozwiązań technologicznych do potrzeb danej organizacji i jej unikalnej specyfiki. Jak pokazuje opublikowany raport McKinsey, większość organizacji musiało dostosować rytm pracy do coraz to bardziej wymagających warunków rynkowych. Na znaczeniu zyskała odpowiednia alokacja potencjału ludzkiego, jak również wymiana informacji i właściwe wnioskowanie; niezależnie od miejsca w organizacji. Pozostając przy tradycyjnych rozwiązaniach, czyli działając klasycznie za pomocą: maila, PowerPointa czy wielokrotnie zagnieżdżonych tabel w Excelu (tzw. raporty dywanowe), trudno dotrzymać kroku liderom rynku, którzy coraz intensywniej korzystają z najnowszych technologii, by wspierać najważniejsze procesy i decyzje.
Tysiące danych do weryfikacji i wszystkie ręce na pokład
Najbardziej kompleksowym i kluczowym procesem biznesowym w retail jest proces promocyjny, który z jednej strony jest powtarzalny cyklicznie w rytmie pracy, z drugiej dotyka wszystkich działów i zespołów tj. marketing, category management, sprzedaż, logistyka, sourcing, quality, merchandising, master data, zespoły promocji handlowych czy insight, BI. A wszystko po to, aby działania przekładały się na potrzeby konsumenckie jak na załączonej grafice.
W procesie tym krytyczną rolą zawsze odgrywa category manager, bo to on typuje produkty do tego typu akcji. Niezależnie ile produktów zgłasza do promocji, z każdym takim produktem wiąże się najczęściej około 250-500 parametrów logistycznych, cenowych, danych podstawowych etc. Najwięcej z tych parametrów podlega właśnie kierownikowi kategorii.
Jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że promocje są organizowane średnio co dwa tygodnie, a uczestniczy w nich od 600 do 2000 produktów, to uzyskujemy skalę kilkuset tysięcy parametrów, które muszą być uwzględnione, potwierdzone lub zmodyfikowane na potrzeby działań handlowych. Do tego musimy dodać całą warstwę związaną z pracą na wspólnej bazie produktów promocyjnych, wykonywaną równolegle przez kilkunastu kierowników w porozumieniu m.in. z działem marketingu. A takich promocji jest równolegle opracowywanych przez zespół kilkanaście - każda na innym etapie przygotowania. I to jest moment, w którym z pomocą przychodzi Effiana.
Korzyści dla zespołu i finansów firmy
Effiana to jeden cyfrowy ekosystem pracy dla całego procesu promocyjnego, który z jednej strony integruje dane wewnętrzne i zewnętrzne, wspierając za ich pomocą te setki tysięcy decyzji, a z drugiej automatyzuje cały proces przygotowania promocji i raportowania jego stanu. Najbardziej kompleksowe wdrożenia pozwalają też przygotowywać predykcje i rekomendacje użytkownikom optymalnych parametrów promocyjnych - do tego w kilku scenariuszach. Pracownik zamiast przygotowywać żmudne raporty, możne skupić się na akceptacji czy też korekcie przygotowywanych przez system scenariuszy, które bazują na kompletnych danych. Takie podejście pozwala zespołowi, czy np. kierownikowi kategorii, nie tylko podejmować lepsze decyzje, ale też uwalnia czas na zajęcie się obszarami strategicznymi lub takimi, gdzie wymagana jest relacja międzyludzka.
Technologia, wykorzystując narzędzia automatyzacji i predykcji, pozwala skoncentrować się na kluczowych obszarach, wywoływać konkretne działania w czasie, minimalizować problemy, wspierać decyzje i przede wszystkim w sposób metodologiczny, uporządkowany i transparentny prowadzić biznes promocyjny dla szerszej grupy odbiorców – zawsze zgodnie z poziomem uprawnień.
Dobrym przykładem korzyści wynikających z zastosowania systemu Effiana jest obszar rozliczania kontraktów z dostawcami. Ponownie powołując się na raport McKinsey brak technologii powoduje niedoinwestowanie tego obszaru, skutkujące tym, że firmy przeoczają istotne źródło przychodu. Nieoptymalne warunki umów w połączeniu z brakiem skutecznego zarządzania tymi umowami mogą spowodować utratę 9 proc. rocznych przychodów. Dla firm z listy Fortune Global 500 z 2016 r. te 9 proc. miałoby wartość 2,5 biliona dolarów.
Dodatkowe światło na ten obszar rzucają aktywne działania UOKiK i kary nałożone ostatnio przez ten urząd na firmy takie jak Kaufland czy Eurocash (w wysokości odpowiednio 140 oraz 76 mln zł). Z czego biorą się te kary? Potencjalnie właśnie z braku czasu zespołów i należytej dokumentacji, co jak się okazuje – potrafi dotkliwie uszczuplić wynik finansowy firmy, a rozwiązanie technologiczne jest w zasięgu ręki.
Uwolnić potencjał catmana
Właśnie na przykładzie rozliczeń z dostawcami można w bardzo przejrzysty sposób pokazać, jak technologia potrafi wesprzeć kierownika kategorii w jego pracy. Jeśli spojrzymy na aktualną legislacje i wymóg osobnych zleceń dla działań promocyjnych czy to o charakterze marketingowym, czy związanych z gratyfikacją dodatkowym produktem, to okazuje się, że dokumenty potrzebne, aby zrealizować i rozliczyć promocję są liczone w setkach.
Dlatego w systemie promocyjnym Effiana jedną z kluczowych funkcjonalności jest moduł wspierający te rozliczenia – „SUPPLIER CARE”, gdzie korzystanie z wszystkich danych dotyczących realizacji promocji, warunków kontraktowych, rozliczeń jest w pełni zautomatyzowane. Wszystkie dokumenty generują się automatycznie. Automatycznie pozyskiwane są również akceptacje na zamówienia od dostawców, nawet przy zmieniających się w czasie ilościach produktów promocyjnych system cały czas kontroluje poziom akceptacji, zmian zarówno po stronie organizacji, jak również po stronie dostawcy.
Takie działanie w tylko tym jednym obszarze pozwala zredukować liczbę operacji, jakie musi wykonać Catman w procesie promocyjnym nawet o 30 proc. W efekcie uwalnia się czas na pracę koncepcyjną, związaną z rozwojem kategorii czy pogłębione negocjacje z dostawcami.
Big picture
Biorąc pod uwagę cyfrową transformację, należy zadbać o wszystkie etapy pracy w procesie. Im więcej obszarów zintegrujemy, tym lepiej/precyzyjniej technologia będzie pracowała na naszą korzyść. Dlatego tak ważne jest, aby przygotowując wdrożenie przenieść do systemu etap planowania, zapewnić automatyzację czynności powtarzalnych – RPA, zadbać o integrację danych, predykcję i zderzyć ją z postewaluacją. Tak przygotowane wdrożenie pozwoli użytkownikom w pełni korzystać z dobrodziejstw technologii.
Technologia nie zastąpi ludzi
Przełączenie się na nowoczesne rozwiązania może rodzić w firmie obawę o zatrudnienie i utrzymanie miejsc pracy. Dzięki zdjęciu z zespołu części obowiązków administracyjnych, pojawia się więcej czasu na pracę analityczną i koncepcyjną, pozwalającą firmie iść z duchem czasu, doskonalenie siebie, swojego warsztatu jak również na śledzenie trendów i wyników. Od momentu, kiedy ekosystem pracy promocyjnej, taki jak Effiana, zaczyna działać na żywo, zyskuje w organizacji naturalnych sprzymierzeńców, co jest dla niego chyba największym wyrazem uznania.
Czasy, kiedy pracownicy musieli ręcznie wprowadzać unikalne kody transakcyjne minęły bezpowrotnie. Tu technologia zrobiła duży krok do przodu. Pod ręką dostępne są takie rozwiązania jak LIVESEARCHE, REAL TIME COMMUNICATIONS, WEB PUSH, WebSQL, które redefiniują sposób użytkowania aplikacji biznesowych.
Czy warto?
Tak, jak dziś nikt nie zadaje pytania czy pracownikom jest potrzebny komputer, tak samo cyfrowa transformacja biznesu jest nieunikniona. Upływ czasu i ciągle rosnące tempo życia oraz liczba bodźców, które do nas docierają wymagają od ludzi lepszej organizacji pracy. Maile zalewające skrzynki pocztowe, informacje „korytarzowe”, spotkania, notatki − to wszystko wymaga od pracowników manualnego przetwarzania i łączenia nie tylko danych, ale również konieczność stałego doinformowania innych uczestników w procesie. Technologia upraszcza, pamięta i kontroluje ciągłość danych w procesie jak również krytyczność zmian i informacji o nich.
Dla przykładu przy zasobach front office, gdzie zespoły biorące udział w procesie promocyjnym to 100-150 osób. Średnio identyfikowanych jest około 40-60 nieefektywności w procesie przygotowania cyklu promocyjnego. W zależności od skomplikowania biznesu jedna nieefektywność potrafi wpłynąć na pracę nawet do 60 osób. Kluczem zrozumienia potencjału jest „proof of concept”, który stanowi fundament dla całego wdrożenia jako faza analityczna, czyli tzw. studium wykonalności. Jest to ważny element wdrożenia wskazujący na wynik optymalizacji zarówno w obszarze efektywności procesów, jak i dodatkowemu zwiększeniu efektywności dzięki technologii. W ten sposób czas uwalniany w zespołach najczęściej jest reinwestowany w działania kluczowe dla biznesu (negocjacje z dostawcami, inicjatywy strategiczne, rozwój kategorii czy budowanie zespołów data science).
Stosując miernik uwolnionego czasu i automatyzacji, inwestycja w system zwraca się więc już po kilkunastu miesiącach. Jeśli wdrożymy do tego całą warstwę technologiczną, to wyniki rosną w stosunku geometrycznym.
Przy tym wszystkim należy pamiętać o kluczowej zmianie, która zachodzi w organizacji i która zamienia wyniki biznesowe promocji handlowych - te setki tysięcy decyzji, podejmowanych na procesie promocyjnym, zaczynają być podejmowane w oparciu o kompletne dane i przyjętą strategię, a nie - jak wcześniej - o dane częściowe, pamięć czy intuicję zespołów.
Definiujemy w ten sposób środowisko pracy, które inicjuje, „pamięta” i rekomenduje działania, zawsze bazując na analizie danych. Im więcej danych dostarczamy i nasza historia pracy z technologią jest pełniejsza, tym lepsze wyniki będziemy osiągać, budując przewagę konkurencyjną i wykorzystując w pełni potencjał ludzkiego umysłu – tak jak to robią najlepsi.
Pierwotnie opublikowano na Wiadomości Handlowe.
